Time
เวลาทำการ จันทร์ - เสาร์ 09.00 - 18.00 น.
Warranty
ของแท้ประกันศูนย์
Delivery
1,000 บาทขึ้นไปส่งฟรี
Facebook
@Headdaddy
Line
@Headdaddy
ข่าวไอที
เลือกปริ้นเตอร์แบบไหน? ให้เหมาะกับออฟฟิศ และใช้คุ้มค่าดี มีคำตอบ!!
 
ข่าวประจำวันที่   2016-09-14 18:01:20
จำนวนที่เปิดอ่าน   273 ครั้ง

หนุ่มสาวออฟฟิศ บ้างก็เป็นฝ่ายจัดซื้อ บ้างก็เป็นเจ้าของธุรกิจ ว่าเอ๊ะ!...ถ้าออฟฟิศเป็นแบบนี้ บริษัทควรจะเลือกปริ้นเตอร์แบบไหนดี ยกตัวอย่างเช่น
 
...ถ้าเป็นออฟฟิศใหญ่ มีคนใช้งานเยอะ สามารถเลือกปริ้นเตอร์แบบไหนได้บ้าง?

…ถ้าออฟฟิศมีงบจัดซื้อที่จำกัด อยากได้ปริ้นเตอร์ราคาประหยัด พอจะมีรุ่นไหนแนะนำได้ไหม?

...ถ้าออฟฟิศเป็นบริษัทรุ่นเก๋า เปิดมานาน มีพนักงานรุ่นใหญ่เยอะ ปริ้นเตอร์ใช้ง่ายๆ มีไหมเอ่ย?

...หรือถ้าออฟฟิศมีขนาดเล็ก พื้นที่จำกัด อยากได้ปริ้นเตอร์คุณภาพดี ขนาดกะทัดรัด ใช้รุ่นไหนดี?
 
จากคำถามทั้งหมดเหล่านี้ Priceza ก็หาคำตอบเรื่องการเลือกปริ้นเตอร์ให้เหมาะกับออฟฟิศแต่ละประเภทมาบอกค่ะ ตามไปดูกัน
 
 

1. ออฟฟิศใหญ่ คนใช้งานเยอะ

 
บริษัท หรือสำนักงานขององค์กรใหญ่ๆ ที่มีพนักงาน มากกว่า 80 คนขึ้นไป การเลือกปริ้นเตอร์จัดว่าสำคัญมาก เพราะเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ก็ต้องหาเครื่องที่อึดๆ แล้วก็ปริ้นท์ไวสักหน่อย ปริ้นท์ได้มากกว่า 50 แผ่นต่อนาทีก็ดี เพื่อรองรับคนใช้งานที่เยอะๆ ให้ได้
 

 

 
ซึ่งปริ้นเตอร์รุ่นใหม่ๆ เดี๋ยวนี้ค่อนข้างทำออกมาให้ปริ้นท์เอกสารได้ไวมากขึ้น วิธีการเลือกก็คือ ถ้าบริษัทต้องการปริ้นเตอร์เครื่องใหญ่ ที่มีหลายๆ ชั้นใส่กระดาษ เพื่อสั่งงานได้เพียงพอ ก็ให้มองหาปริ้นเตอร์ที่มีเซ็นเซอร์อยู่ที่ชั้นใส่กระดาษทุกๆ Tray เนื่องจากเซ็นเซอร์ที่มีอยู่ในทุก Tray จะช่วยให้ตัวเครื่องไม่เสียเวลาในการตรวจจับกระดาษทีละ Tray เพราะไม่เช่นนั้นถ้าเกิดมีกระดาษเหลือเพียงที่ Tray ล่างสุดเราจะต้องรอจนกว่าเครื่องจะหาเจอ เพราะฉะนั้นเซ็นเซอร์ที่ Tray ใส่กระดาษของปริ้นเตอร์ จึงเป็นสิ่งสำคัญ ถ้าถามว่ามีในรุ่นไหน ก็เช่น ในปริ้นเตอร์บราเดอร์รุ่น HL-L6400DW, MFC-L6900DW ซึ่ง 2 รุ่นนี้เป็นรุ่นใหม่ ที่มีเซ็นเซอร์ในทุก Tray ปริ้นท์ไวแน่นอน

และอีกเรื่องที่ต้องคำนึงมากๆ เลยสำหรับปริ้นเตอร์คือ เรื่องของความปลอดภัยในการโจรกรรมข้อมูลในระดับหน่วยงาน หรือองค์กร บริษัทแล้ว ข้อมูลทุกอย่างที่สั่งพิมพ์ไปยังปริ้นเตอร์นั้น มันเสี่ยงมากถ้าข้อมูลที่สั่งปริ้นนั้นเป็นข้อมูลลับของหน่วยงาน ยิ่งถ้าเป็นเอกสารบัญชี ที่ไม่ควรเปิดเผย ก็ยิ่งเสี่ยงสูงมาก ดังนั้นให้มองหาปริ้นเตอร์ที่มีการป้อนรหัสดูแลความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลที่สั่งพิมพ์ หรือสั่งสแกนไว้ให้หมด อย่างปริ้นเตอร์บราเดอร์เอง ก็จะมีการเพิ่มความปลอดภัยด้วยการเข้ารหัส SSL แล้วก็สามารถตั้งค่าจำกัดการใช้งานของผู้ใช้แต่ละคนได้ ตั้งรหัสผ่านได้ แล้วเวลาปลดล็อคใช้งานก็ใช้บัตรที่เข้ารหัส NFC มาแตะที่แท็บ  NFC บนเครื่องได้  ก็จะช่วยให้ข้อมูลที่สั่งปริ้นท์ของบริษัทปลอดภัยยิ่งขึ้น
 

 

2. ออฟฟิศรุ่นเก๋า รวมพนักงานรุ่นใหญ่

ไม่ใช่เรื่องแปลก และไม่ใช่เรื่องเสียหายอะไร ถ้าออฟฟิศ หรือสำนักงานของคุณจะมีพนักงานรุ่นใหญ่อยู่เยอะ ดีเสียอีก ที่จะมีคนที่เปี่ยมไปด้วยประสบการณ์ในการทำงาน เคียงคู่ไปกับอายุบริษัทที่มากขึ้นทุกๆ ปี
 
แต่เรื่องของเทคโนโลยีเครื่องไม้เครื่องมือก็เป็นสิ่งที่คนรุ่นใหญ่มักมองว่า ใช้งานยาก ดูสับสนในการใช้งาน อย่างเช่น ปริ้นเตอร์ ถ้าเกิดเป็นปริ้นเตอร์ที่ฟังก์ชั่นเยอะ ต้องตั้งค่าอะไรต่อมิอะไรมากมายไปหมด พนักงานที่มีอายุหน่อย ก็จะรู้สึกว่ามันใช้ยาก พยายามเท่าไร ก็มักจะมีข้อผิดพลาดอยู่เยอะ ปริ้นท์เสียบ้าง ลืมวิธีสแกนเอกสารบ้าง เป็นต้น

ดังนั้น เรื่องของการเลือกปริ้นเตอร์จึงไม่ควรเป็นสิ่งที่บริษัทมองข้าม บริษัทควรจะหาปริ้นเตอร์ที่ค่อนข้างอัจฉริยะ ใช้งาน ไม่ต้องตั้งค่าอะไร มาให้พนักงานรุ่นเก๋าของคุณได้ใช้ อย่างเช่น หาปริ้นเตอร์สักเครื่องที่เพิ่ม Tray ได้ สามารถตั้งค่าแยกประเภทกระดาษของแต่ละ Tray ไว้ เพื่อที่เวลาพนักงานเหล่านี้สั่งปริ้นท์ จะได้ไม่ต้องเกิดข้อผิดพลาดเยอะ
 

แล้วก็อาจจะมองหาปริ้นเตอร์ที่เป็นจอ Touch Screen เพื่ออำนวยความสะดวกให้การเลือกฟังก์ชั่น ยิ่งถ้าปริ้นเตอร์เครื่องนั้นมี มีตัวอ่าน NFC ยิ่งดีใหญ่ เช่น ปริ้นเตอร์มัลติฟังก์ชั่น รุ่น MFC-L6900DW ตามรูปด้านบน จะเห็นได้ว่า มีฟังก์ชั่นให้เลือกครบ มีจอ Touch Screen ให้จิ้มใช้งานได้ แล้วก็มี แท่นอ่าน NFC ที่บริษัทสามารถให้ผู้ดูแลตั้งค่าให้กับผู้ใช้แต่ละคนให้ได้เรียบร้อยเลยว่า จะให้เขาปริ้นท์แล้วออกมาอยู่ที่ช่อง output ไหน หรือเวลาสแกนเอกสารนั้น จะให้เอกสารของผู้ใช้คนนั้น ไปอยู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องใด หรือส่งเข้าอีเมล์ไหนบ้าง เป็นต้น บอกเลยว่าผู้ใช้ไม่ต้องยุ่งยากมาจัดการตั้งค่า เวลาใช้ก็เอาการ์ดที่มี NFC มาแตะที่แท่น NFC ของตัวเครื่อง ก็สามารถใช้งานได้ง่าย ไม่ต้องตั้งค่าแล้ว สะดวกมากๆ
 

 

3. ออฟฟิศงบจำกัด

สมัยนี้การแข่งขันการตลาดสูง ถ้าอยากได้ปริ้นเตอร์ดีๆ สักเครื่องมาใช้ ไม่จำเป็นต้องเสียเงินซื้อมาใช้อีกต่อไปแล้ว ผู้ใช้อย่างเราๆ ไม่ต้องห่วงเลย เพราะแต่ละแบรนด์ปริ้นเตอร์ ก็มักจะมีโปรโมชั่นดีๆ มาให้บริษัท องค์กรเลือกเยอะ ยกตัวอย่างเช่น โปรโมชั่นเช่าใช้ฟรี เพราะแบรนด์ปริ้นเตอร์หลายต่อหลายแบรนด์ เขาจะมีโปรแกรมให้เช่าใช้ฟรี ที่บริษัท หรือองค์กรของเราใช้จ่ายแค่ค่าหมึกปริ้นท์เพียงอย่างเดียว อาจจะทำสัญญาซื้อหมึกพิมพ์กับทางบราเดอร์เป็นระยะเวลา 3 ปี แล้วก็รับปริ้นเตอร์ไปใช้ฟรีๆ พร้อมดูแลติดตั้ง ซ่อมแซมให้ 
 
ส่วนราคาหมึกปริ้นท์ก็จะขึ้นอยู่กับรุ่นปริ้นเตอร์ที่ออฟฟิศเลือกเช่าใช้ แต่แน่นอนว่าได้หมึกแท้ 100%

นอกจากนี้การเลือกปริ้นเตอร์ที่เป็นมัลติฟังก์ชั่นก็ถือเป็นอีกทางเลือกหนึ่งในการประหยัดงบประมาณได้เช่นกัน เพราะบริษัทไม่ต้องลงทุนซื้อเครื่องใช้สำนักงานทุกเครื่อง เนื่องจากปริ้นเตอร์มัลติฟังก์ชั่นนั้นมีครบทั้งปริ้นท์ สแกน และถ่ายสำเนา แถมยังเชื่อมต่อ LAN และ WIFI ได้อีกด้วย


 

4. ออฟฟิศเล็กพื้นที่จำกัด

 
เรื่องหนึ่งสำหรับบริษัท หรือองค์กรบางแห่ง ที่ต้องเจอกับข้อจำกัดเรื่องพื้นที่เพราะว่ามีจำกัดเหลือเกิน เนื่องจาก...บางออฟฟิศก็เช่าพื้นที่อาคารสำนักงานใช้  ...บางออฟฟิศกำลังขยับขยายธุรกิจ ลำพังที่นั่งพนักงานก็ยังไม่พอ ...บางออฟฟิศก็พอมีพื้นที่ แต่ก็ไม่ได้มากพอสำหรับปริ้นเตอร์เครื่องใหญ่ๆ มาตั้ง แต่ก็อยากได้ปริ้นเตอร์ดีๆ และคุ้มค่า

จากข้อจำกัดเหล่านี้ สิ่งที่เราจะแนะนำได้คือ ให้มองหาปริ้นเตอร์เครื่องเล็ก ที่ขนาดกะทัดรัด พอที่วางบนชั้นที่ขนาดไม่กว้างได้ หรืออาจจะหาปริ้นเตอร์มัลติฟังก์ชั่น ขนาดไม่ใหญ่เกินไป แต่เครื่องเดียวใช้งานได้ครบทั้งปริ้นท์ สแกน และถ่ายเอกสาร ไม่ต้องซื้อหลายเครื่อง
 
นอกจากนี้ถ้าจะเลือกปริ้นเตอร์มาใช้งานในออฟฟิศให้คุ้มค่า และสะดวกต่อผู้ใช้ในออฟฟิศแล้ว ปริ้นเตอร์ที่จะเลือกซื้อควรที่จะเชื่อมต่อ LAN ในออฟฟิศได้ และหรือมี WIFI เพื่อที่พนักงานในออฟฟิศจะสามารถสั่งปริ้นท์ได้เลย โดยไม่ต้องใช้สายในการเชื่อมต่อ ซึ่งมันก็จะไม่ต้องอาศัยพื้นที่อะไรมากนัก
 
 

5. ออฟฟิศที่งานเร่งด่วนตลอดเวลา

หลายต่อหลายออฟฟิศนั้น มักจะมีการทำเอกสารที่เร่งรีบตลอดเวลา บางทีต้องทำ Sale Order ให้ลูกค้าเร่งด่วน เพราะลูกค้าตัดสินใจซื้อและต้องการจะเซ็นต์สัญญาทันที  หรือบางครั้งต้องปริ้นท์งานที่แก้ใหม่ให้เสร็จภายใน 15 นาที ก่อนออกไปประชุมกับลูกค้า บอกเลยว่าสถานการณ์เหล่านี้มันควบคุมไม่ได้ แล้วจะยิ่งแย่ใหญ่ถ้าปริ้นเตอร์ของบริษัทมักมีปัญหาในช่วงเวลาสำคัญ แถมบางเครื่องก็อืดมากกว่าจะปริ้นท์แต่ละใบ
 

เพราะฉะนั้น ถ้าออฟฟิศของคุณมีลักษณะการทำงานที่ต้องปริ้นท์เอกสารเร่งด่วนตลอดเวลา และไม่อยากมีปัญหา ให้เลือกปริ้นเตอร์รุ่นที่ตัวเครื่องพัฒนาให้มีความฉลาด สามารถเพิ่ม Tray ป้อนกระดาษใส่ได้หลากหลาย เพื่อแยกประเภทกระดาษ แล้วก็อาจจะต้องมีเซ็นเซอร์ทุก Tray เพื่อให้ปริ้นท์ไว (ย้อนอ่านได้จาก ข้อ 1)

แล้วนอกจากนี้ถ้าให้ดี ปริ้นเตอร์ก็ควรมีช่อง Mailbox หลายๆ ช่อง ไว้รับกระดาษออกจากการปริ้นท์ เนื่องจากมันสามารถแยกเอกสารของแต่ละแผนกได้เลย เวลาสั่งปริ้นท์ทับซ้อนกันจะได้ไม่สับสน ปนกัน หรือไม่เช่นนั้นก็ต้องหาปริ้นเตอร์ที่สามารถใส่กระดาษสีเพื่อคั่นเอกสารแต่ละชุดให้ได้ แน่นอนว่าในรุ่น MFC-L6900DW ของบราเดอร์นั้นมีฟังก์ชั่นนี้
 

 

6. ออฟฟิศยุคดิจิตอล

 
การสั่งพิมพ์เอกสาร ไปยังปริ้นเตอร์รุ่นใหม่ๆ มันไม่จำเป็นแล้วที่เราจะต้องไปนั่งเสียบสาย ลงโปรแกรม แล้วถึงจะสั่งปริ้นท์ได้อีกต่อไป เพราะเดี๋ยวนี้ ปริ้นเตอร์ถูกพัฒนามาให้เชื่อมต่อสาย LAN ได้ มี WIFI ในตัว เผลอๆ ยังสามารถสั่งปริ้นท์ได้จากมือถือด้วย

สำหรับออฟฟิศยุคดิจิตอล และพนักงานยุคใหม่ ที่เก็บเอกสาร งานไว้บน Cloud ต่างๆ ก็ควรอย่างยิ่งที่จะหาปริ้นเตอร์สักเครื่องที่เชื่อมต่อ WIFI ได้ และสามารถสั่งปริ้นท์ สั่งสแกนได้จากแอพพลิเคชั่น เพราะมันจะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการสั่งงานได้อีกเยอะ 

ยกตัวอย่างเช่น ของบราเดอร์จะมีแอพพลิเคชั่น iPrint&Scan ซึ่งสามารถสั่งปริ้นท์ หรือสั่งสแกนเอกสารแล้วให้มาเข้าสมาร์ทโฟน หรือมาเก็บไว้ใน Cloud ของเราเลยก็ได้ ยุคดิจิทัล เครื่องไม้เครื่องมือมันล้ำสมัยไปมากแล้ว
 

ที่มา   :   http://www.priceza.com/guide/IT-Gadget/how-to-choose-printer-for-your-office/542
 
ติดตามข่าว Headdaddy IT News บน Facebook คลิกที่นี่!!